Assemblée annuelle et l'assemblée semi-annuelle


Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron 2018

Cliquez ici pour revoir les notes de la réunion annuelle de RCA tenue le 20 septembre 2018.


Rowing Canada Aviron
ASSEMBLÉE SEMI-ANNUELLE
Calgary en Alberta
27 janvier 2019  à 09:00h

Hotel Arts
119 12 Ave SW
Calgary, Alberta T2R 0G8
ph. 403.266.4611

ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Nomination du scrutateur
  4. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle : 20 septembre 2018
  5. Adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée semi-annuelle: 28 janvier 2018
  6. Présentation des rapports: Rapport annuel (à fournir)
  7. Rapport du comité sur les frais d'adhésion (à fournir)
  8. Changements proposés aux règlements administratifs (à fournir)
  9. Changements proposés au Code de course (à fournir)
  10. Propositions des membres (aucun reçu - un préavis de 90 jours est requis)
  11. Toute autre questions
 FORMULAIRE DE PROCURATION (à fournir)

AVIS DE CONVOCATION
l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron
20 septembre 2018

Le présent avis annonce à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l'ssemblée annuelle de RCA aura lieu le 20 septembre 2018 à
17 h 30 HAP / 18 h 30 HAR — HNC / 19 h 30 HAC / 20 h 30 HAE / 21 h 30 HAA / 22 h HAT

Inscription pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle :

  • Le scrutin s’effectue en ligne seulement et est ouvert à partir de 12 h HAP le 31 août 2018 et se termine à 12 h HAP le 19 septembre.
  • Le vote est ouvert à tous les membres en règle qui ont versé leurs cotisations annuelles et frais de participation et qui ont signé le formulaire de déclaration annuel avant le 30 août 2018.

La participation à la réunion annuelle RCA en ligne est ouverte à tous les membres et participants. Veuillez vous connecter à la réunion avant 17h30. PDT le 20 septembre 2018 comme indiqué ci-dessous:

  • Accédez à l'assemblée à l'adresse suivante le 20 septembre 2018: webinaire de l'Assemblée annuelle
  • Choisissez l'option Enter as a Guest (Entrer en tant qu'invité) après avoir saisi votre nom complet.
  • Veuillez noter que le webinaire ne comprend pas de source audio. Vous devez donc appeler sans frais au 1-866-512-0904 et entrer 5668051 # quand le système vous le demande.

ORDRE DU JOUR de l’Assemblée annuelle de RCA
a. Ouverture de la réunion
b. Vérification du quorum
c. Rapport du scrutateur
d. Rapport du président et du chef de la direction
e. États financiers et rapport de l'auditeur

Proposition: États financiers et rapport de l'auditeur
Proposée par : Nanaimo Rowing Club    Appuyée par : St. Catharines Rowing Club

Que RCA accepte les bilans financiers vérifiés pour la fin de l’exercice financier du 31 mars 2018 tel que rapportés par les comptables agréés de Grant Thornton LLP.

Cliquez ici pour télécharger une copie de l'état financier vérifiés.

f. Nomination de l'auditeur

Proposition: Nomination de l'auditeur

Proposée par : Nanaimo Rowing Club    Appuyée par : St. Catharines Rowing Club

Que RCA nomme les comptables agréés de Grant Thornton LLP comme vérificateurs pour l’exercice financier se terminant au 31 mars 2019 à un tarif qui sera décidé par le Conseil d’administration.

g. Annonce des résultats de l'élection des administrateurs (cliquez ici pour examiner les rapport final sur les mises en candidature)

h. Fermeture de la réunion


CANDIDATS À L'ÉLECTION - ASSEMBLÉE ANNUELLE DE RCA
RAPPORT FINAL - 2018
 
Conformément à l'Article 11 des Règlements administratifs de RCA, le comité sur les mises en candidature a soumis aux membres une liste de candidats initiale pour les postes du conseil d'administration à pourvoir lors de  2018 l'assemblée annuelle 2018 de RCA.
 
Selon le paragraphe 11.6, les membres en règle ont pu soumettre une nouvelle candidature ou soumettre de nouveau une candidature pour l'élection du conseil d'administration, si le candidat ou la candidate respectait les critères d'admissibilité établis au paragraphe 9.3. La candidature devait être envoyée au siège social de l'ACAA dans la forme prescrite aux paragraphes 11.7 et 11.8 au plus tard 30 jours avant l'assemblée annuelle (23 août 2018).
 
Soulignons que la date limite de soumission d'autres candidatures est passée et que nous n'avons reçu aucune autre candidature. Par conséquent…
 
Élu par acclamation:
 
DIRECTEUR PROVINCIAL, pour un mandat prenant fin à l'assemblée annuelle de 2020:

  • " Conformément au paragraphe 11.4 des Règlements administratifs de RCA, le comité sur les mises en candidature doit solliciter une candidature proposée par le conseil consultatif provincial. Le conseil consultatif provincial a confirmé la candidature de Carol Hermansen. Carol est actuellement directrice provinciale de RCA et elle a fait part de son intention de se représenter à l'élection. Le comité sur les mises en candidature appuie la candidature de CAROL HERMANSEN pour le poste de directrice provinciale.

Candidats à l'élection ‒ version finale:
 
DIRECTEUR GÉNÉRAL (deux postes), pour un mandat prenant fin à l'assemblée annuelle de 2020:
 
Pour les postes de directeurs généraux, trois candidats ont reçu l'appui du comité sur les mises en candidature (présentés par ordre alphabétique de nom de famille): 

  • Ian Gordon, directeur général actuel de RCA, a confirmé son intention de se représenter à l'élection.  Le comité sur les mises en candidature appuie la candidature d' IAN GORDON en raison de ses compétences et de son expérience. Pour de plus amples renseignements sur la personne, veuillez consulter l’énoncé et le curriculum d’Ian.

Les membres seront appelés à voter pour les postes de Director at Large at the 2018 RCA Annual Meeting. Veuillez cliquer ici pour en savoir davantage sur le processus de vote en ligne.
 
Pour toute question concernant l'élection des administrateurs à l'assemblée annuelle de RCA, veuillez communiquer avec nous par téléphone au 1.877.722.4769 (poste 2) ou par courriel à:rca@rowingcanada.org.
 
Cordialement,
 
Andrew Lamont
Président du comité sur les mises en candidature de RCA
 
Membres du comité sur les mises en candidature de RCA de 2018:
Andrew Lamont, Président
Jennifer Walinga, directrice générale
Peter Jackson, membre sans fonction
Tracy Brooks, membre sans fonction
Carol Purcer, présidente de RCA et membre d'office


ROWING CANADA AVIRON
CANDIDATURES POUR LES ÉLECTIONS À L'ASSEMBLÉE ANNUELLE DE 2018
3 août 2018

En vertu de l'Article 11 des Règlements administratifs de RCA, le conseil d'administration de RCA a formé un comité sur les mises en candidature chargé de préparer une liste de candidats pour les postes à pourvoir. Le vote se déroulera de manière électronique avant l'assemblée annuelle de 2018.

Le comité sur les mises en candidature est composé des personnes suivantes : Andrew Lamont (président), Jennifer Walinga (directrice générale), Peter Jackson (représentant du conseil consultatif provincial), Tracy Brooks (membre sans fonction) et Carol Purcer (présidente de Rowing Canada Aviron et membre d'office). Le comité sur les mises en candidature présente le rapport suivant relativement aux postes à pourvoir lors de l'assemblée annuelle de 2018:

DIRECTEUR PROVINCIAL, pour un mandat prenant fin à l'assemblée annuelle de 2020:

  • " Conformément au paragraphe 11.4 des Règlements administratifs de RCA, le comité sur les mises en candidature doit solliciter une candidature proposée par le conseil consultatif provincial. Le conseil consultatif provincial a confirmé la candidature de Carol Hermansen pour ce poste. Carol est actuellement directrice provinciale de RCA et elle a fait part de son intention de se représenter à l'élection. Le comité sur les mises en candidature appuie la candidature de CAROL HERMANSEN pour le poste de directrice provinciale.

DIRECTEUR GÉNÉRAL (2), pour un mandat prenant fin à l'assemblée annuelle de 2019:

Le comité sur les mises en candidature a lancé un appel ouvert de manifestation d'intérêt. Il a examiné toutes les candidatures et les candidats potentiels ont passé une entrevue afin de cibler les candidats qui répondaient le mieux au profil recherché et décrit dans l'appel de candidatures de 2018 (publié ici). Le comité remercie tous ceux qui ont soumis leur candidature.

Le comité sur les mises en candidature a reçu un grand nombre de candidatures intéressantes et il a agi conformément au paragraphe 11.5 des Règlements administratifs: “" Dans le cas des nominations pour les postes de directeurs généraux, le comité sur les mises en candidature fera tout son possible pour présenter la candidature d'une personne de plus que le nombre de postes à pourvoir par élection. "”

Par conséquent, pour les deux postes de directeur général, trois candidats ont été retenus par le comité sur les mises en candidature de RCA et sont présentés en vue de l'élection qui aura lieu du 31 août au 19 septembre 2018 (Les candidats sont présentés en ordre alphabétique de nom de famille):

  • Ian Gordon, directeur général actuel de RCA, a confirmé son intention de se représenter à l'élection.  Le comité sur les mises en candidature appuie la candidature d' IAN GORDON en raison de ses compétences et de son expérience. Pour de plus amples renseignements sur la personne, veuillez consulter l’énoncé et le curriculum d’Ian.

AUTRES NOMINATIONS:

IConformément au paragraphe 11.6 des Règlements administratifs de RCA, les membres en règle peuvent soumettre de nouveau une candidature ou soumettre une nouvelle candidature pour l'élection du conseil d'administration si le candidat respecte les critères d'admissibilité établis au paragraphe 9.3. Les candidatures doivent être envoyées au siège social de RCA conformément aux paragraphes 11.7 et 11.8, et RCA doit recevoir la candidature selon la forme prescrite au plus tard 30 jours avant l'assemblée annuelle, c'est-à-dire le 21 août 2018.  RCA ajoutera la candidature dans l'avis de convocation et sur les bulletins de vote.  Le 21 août 2018 est la date de clôture des nominations et aucune candidature ne sera acceptée après cette date.  Veuillez consulter l'Article 11 des Règlements administratifs et la page du Conseil de RCA pour plus d'information sur la mise en candidature. Pour soumettre une candidature, veuillez télécharger le  formulaire de mise en candidature ici (word format) / formulaire de mise en candidature ici (pdf).

Après la date de clôture des nominations, c'est-à-dire le 21 août 2018, les renseignements seront publiés en ligne sur le site web de RCA, dans la section sur l'assemblée annuelle de 2018

Dans le cadre de l'assemblée annuelle de RCA, le vote en ligne pour les points à l'ordre du jour par les membres en règledébutera à midi (HAP) le 31 août 2018 et se terminera à midi (HAP) le 19 septembre 2018:

Pour toute question, veuillez communiquer avec le bureau de RCA par téléphone (1-877-722-4769 poste 2) ou par courriel <rca@rowingcanada.org>.

Cordialement,

Andrew Lamont

Président du comité sur les mises en candidature de RCA


Call for Nominations

CONSEIL D'ADMINISTRATION DE RCA

Date limite pour répondre à l’appel de manifestation d’intérêt : 22 juillet 2018

Rowing Canada Aviron (RCA) recherche des leaders qualifiés et dynamiques pour se joindre à son équipe. RCA sollicite donc des candidatures afin de pourvoir trois postes au sein de son conseil d’administration (CA). Ces candidats seront soumis à l’élection lors de l’assemblée annuelle du 20 septembre 2018

RCA est l'organisme qui régit le sport de l'aviron au Canada. Il s'agit d'un organisme de bienfaisance canadien enregistré qui répond aux besoins d'une vaste clientèle de plus de 13 000 participants appartenant à plus de 153 clubs et associations membres à travers le pays. RCA est fière de représenter l'un des sports olympiques d'été les plus importants au Canada

Le comité sur les mises en candidature de RCA cherche des personnes provenant de tous les horizons qui souhaitent s’impliquer activement auprès d’un organisme dynamique. Il s’agit d’une occasion extraordinaire pour quiconque a à cœur la vision de RCA et une vaste expérience à titre de membre d’un CA ou comme responsable bénévolen

Les membres du CA doivent avoir de l'expérience en matière de direction dans le domaine des affaires, financier, gouvernemental, philanthropique ou à but non lucratif. Ils doivent démontrer un engagement envers les parties prenantes et les membres de RCA, et une compréhension de ceux-ci. Les membres du CA doivent maîtriser l'art de la diplomatie et avoir un don naturel pour entretenir des relations, persuader et rassembler des gens et faciliter et obtenir le consensus de personnes différentes. Ils doivent aussi faire preuve d'intégrité et de crédibilité et avoir à cœur l'amélioration de la vie des membres et des participants de RCA.

Le CA actuel de RCA est formé des personnes suivantes:

Carol Purcer, présidente
Tom Hawker, trésorier et directeur général
Peter McClelland, directeur des athlètes
Carol Hermansen, directrice provinciale
Ian Gordon, directeur général
Marisha Roman, directrice générale
Jennifer Walinga, directrice générale
*Les mandats suivants se terminent le 20 septembre 2018:

  1. Directeur général, Tom Hawker
  2. Directeur général, Ian Gordon
  3. *Directrice provinciale, Carol Hermansen

((*La personne sélectionnée est choisie par le conseil consultatif provincial)

Le comité sur les mises en candidature a la tâche de recruter des candidats qualifiés pour les postes de directeurs généraux susmentionnés. La liste initiale de candidats qualifiés recommandés par le comité sur les mises en candidature sera publiée le 6 août 2018.

Après cette date, les membres en règle de RCA peuvent soumettre une nouvelle candidature, dans la mesure où RCA la reçoit sous la forme appropriée au plus tard le 21 août 2018.  En plus des qualifications décrites dans le profil d'administrateur de RCA ci-joint, le comité recherche des candidats pour les deux postes de directeur général possédant l’une ou plusieurs compétences dans les domaines suivants: 

  1. Relations publiques, médias, valorisation de la marque et commercialisation pouvant s’appliquer dans en environnement sans but lucratif.
  2. Collecte de fonds, y compris le secteur caritatif ou philanthropique, avec des réseaux professionnel ou personnel et la capacité “d’ouvrir des portes.”
  3. Finances, y compris la gouvernance, le contrôle des risques, la gestion des relations avec les parties prenantes, la stratégie et l’innovation, le leadership et la gestion, l’établissement de rapports dans le secteur sans but lucratif, la gestion des finances, la vérification et les assurances.

Réunions:

Les membres du CA de RCA se réunissent en personne environ trois fois par année le week-end (habituellement au printemps, à l’automne et lors de la conférence nationale de RCA en janvier).  Ils se réunissent par conférence téléphonique à d’autres moments de l’année. Les membres du CA peuvent également assurer une liaison avec les comités et les groupes de travail de RCA et, à ce titre, offrir en continu une direction et une orientation à ces comités. 

Mandat:

Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans commençant le lendemain de l'assemblée annuelle. Ils peuvent se représenter à l’élection à la fin de leur mandat.

Autres exigences:

Les administrateurs et dirigeants doivent respecter toutes les exigences de la Loi sur les corporations canadiennes (ou de la loi lui ayant succédé, c'est-à-dire la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif) et les exigences de Revenu Canada en ce qui concerne les membres du CA d’organismes de bienfaisance enregistrés.

Si vous répondez à ces exigences, que vous possédez certaines des compétences essentielles et que vous souhaitez offrir votre expertise à notre organisme progressiste et novateur, veuillez faire parvenir votre CV et une déclaration d’intérêt d’ici le 22 juillet 2018nd, 2018à Andrew Lamont, président du comité sur les mises en candidature de RCA à l’adresse ci-dessous.  Les demandes de renseignements supplémentaires à propos du CA de RCA doivent aussi être transmises au président du comité sur les mises en candidature de RCA à l’adresse ci-dessous, ou au président de RCA à: president@rowingcanada.org.

Président
Comité sur les mises en candidature de RCA
c/o  rca@rowingcanada.org
Adresse postale:  321-4371 Interurban Road, Victoria, B.C. V9B 2C5
Téléphone:  1-877-722-4769 ext. 2
website:  http://rowingcanada.org/

 


Rowing Canada Aviron

ASSEMBLÉE SEMI-ANNUELLE

AVIS DE CONVOCATIONQUANT

LA PRÉSENTE est un avis à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l’Assemblée semi-annuelle de RCA aura lieu le 28 janvier 2018 à 09:00h en Toronto en Ontario au

Chelsea Hotel Toronto
33 Gerrard St. W
Toronto Ontario M5G 1Z4
ph. 416.595.1975

      ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Nomination du scrutateur
  4. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle : 21 septembre 2017
  5. Adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée semi-annuelle: 29 janvier 2017
  6. Présentation des rapports: Rapport annuel (à fournir)
  7. Rapport du comité sur les frais d'adhésion
  8. Changements proposés aux règlements administratifs (aucun)
  9. Changements proposés au Code de course
  10. Propositions des membres (aucun)
  11. Toute autre questions

 

FORMULAIRE DE PROCURATION
Rowing Canada Aviron

l'Assemblée semi-annuelle

Chers membres de RCA,

Vous trouverez ci-joint le Formulaire de procuration (format Word) / (PDF) pour le vote de l'assemblée semi-annuelle 2018 de RCA.
Le formulaire doit respecter ce qui suit :

Désignation d'un mandataire

Un membre qui ne peut être présent à l'assemblée semi-annuelle de Rowing Canada Aviron (RCA) du 28 janvier 2018 à Toronto en Ontario peut nommer un mandataire qui votera en son nom. Il n'est pas obligatoire que cette personne soit membre, pour autant que :

le secrétaire de l'ACAA reçoit un avis écrit sur lequel est inscrit le nom du membre qui donne la procuration et le nom du mandataire avant la réunion;
la procuration ne s'applique pas aux questions soumises au scrutin conformément à l'alinéa 6.4a des règlements administratifs de RCA.

Consignes sur la manière de voter

Le membre peut :

permettre au mandataire de voter à son entière discrétion en son nom;
donner des consignes précises au mandataire sur la manière de voter sur les différentes questions indiquées dans l'avis de convocation.

Il est aussi possible de télécharger le formulaire sur le site web de RCA.

ARTICLE 6 – VOTE AUX RÉUNIONS DES MEMBRES
 
6.1       Voix des membres
Les membres en règle enregistrés dans les dossiers de l'ACAA à la fermeture des bureaux le jour précédant immédiatement le jour où l'avis de convocation est transmis ont une voix ainsi que des voix supplémentaires selon le nombre de rameurs et d'entraîneurs inscrits comme participants inscrits auprès de l'ACAA conformément à l'article 7 à la fin de l'exercice financier précédant comme suit :
 
1-25           – aucune voix supplémentaire
26-75         – 1 voix supplémentaire
76-150       – 2 voix supplémentaires
151-300     – 3 voix supplémentaires
301-500     – 4 voix supplémentaires
501+          – 5 voix supplémentaires
 
Sous réserve d’avoir soumis la Déclaration annuelle 2017 exigible en vertu du paragraphe 7.5 et qu’ils sont en règle :

  • Dans le cas de l’Assemblée semi-annuelle de RCA, au plus tard à midi, le 27 janvier 2018.

Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions sur ce formulaire, par courriel (rca@rowingcanada.org) ou par téléphone (1 877 722 4769, poste 2).


 

AVIS DE CONVOCATION
l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron
21 septembre 2017

Le présent avis annonce à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l'Assemblée annuelle de RCA aura lieu le 21 septembre 2017 à 17 h 30 HAP / 18 h 30 HAR — HNC / 19 h 30 HAC / 20 h 30 HAE / 21 h 30 HAA / 22 h HAT

Inscription pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle :

  • Le scrutin s’effectue en ligne seulement et est ouvert à partir de 12 h HAP le 1 septembre 2017 et se termine à 12 h HAP le 20 septembre. Les électeurs inscrits recevront un message par courriel comprenant les instructions pour le scrutin le 1 septembre.
  • Le vote est ouvert à tous les membres en règle qui ont versé leurs cotisations annuelles et frais de participation et qui ont signé le formulaire de déclaration annuel avant le 31 août 2017.

Assister à l’Assemblée annuelle :

l'assemblée se tiendra par voie électronique (webinaire). Veuillez suivre les trois étapes ci-dessous pour accéder au webinaire de l'Assemblée annuelle.

Connectez-vous à la réunion à 17h30 HAP 21 Septembre, 2017:

  • Accédez à l'assemblée à l'adresse suivante : webinaire de l'Assemblée annuelle
  • Choisissez l'option Enter as a Guest (Entrer en tant qu'invité) après avoir saisi votre nom complet.
  • Veuillez noter que le webinaire ne comprend pas de source audio. Vous devez donc appeler sans frais au 1-866-512-0904 et entrer 5668051 # quand le système vous le demande.

l’Assemblée annuelle de RCA
ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Rapport du scrutateur
  4. Rapport du président et du chef de la direction
  5. États financiers et rapport de l'auditeur
  6. Nomination de l'auditeur
  7. Annonce des résultats de l'élection des administrateurs
  8. Fermeture de la réunion

l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron

21 septembre 2017

Votez à l’assemblée annuelle de RCA:

A.    Les membres en règle devront voter avant l’assemblée annuelle de RCA par scrutin électronique — aucune procuration ne sera acceptée — en utilisant un système de vote en ligne.  

B.    Exigence relative au vote : 

  1. Représentants autorisés à voter : Les clubs et associations membres indiqueront à RCA le nom de la personne autorisée à voter en leur nom aussi rapidement que possible et au plus tard à midi, HAP, le 31 août 2017.
  2. Formulaire de déclaration annuelle : Si votre organisation ne l’a pas déjà fait, veuillez soumettre un formulaire de déclaration annuelle, d’ici midi, HAP, le 31 août 2017. Cliquez ici pour télécharger un exemplaire du formulaire : Déclaration annuelle 2017 (le lien sera ajouté).

3.    Date limite pour l’inscription en vue du vote : RCA prépare sa liste d’électeurs admissibles à partir de la liste du 25 août 2016. Veuillez soumettre vos renseignements tels qu’ils sont indiqués ci-dessus.

C.    Échéancier de l’élection :

1.    Début du vote – 1 septembre 2017 :

  • Le scrutin électronique se déroulera en ligne sur le site Simplyvoting.com.
  • Un courriel contenant un lien menant au scrutin en ligne pour l’assemblée annuelle de RCA sera envoyé aux membres de RCA par l’entremise de leurs représentants autorisés à voter.
  • Les membres de RCA doivent exprimer leurs votes du 1 septembre 2017 au 20 septembre 2017.

2.    Fin du vote – 20 septembre 2017 à midi, HAP

  • Les résultats du vote seront annoncés durant le webinaire de l’assemblée annuelle de RCA, le 21 septembre 2017.

D.    Un membre en règle de RCA est un membre :

  • dont le règlement des droits d’adhésion et des dettes envers RCA ne sont pas en retard;
  • qui n’est sujet à aucune enquête ou action disciplinaire de RCA;
  • qui respecte toutes les conditions ou les actions disciplinaires à la satisfaction du conseil de la direction;
  • qui a signé une déclaration selon laquelle il a collecté et versé les frais de participation requis pour tous ses participants conformément au paragraphe 7.5.

Comme toujours, c'est avec plaisir que nous répondrons à vos questions. Vous pouvez nous téléphoner au 1-877-722-4769 (sans frais) ou (250) 220-2503 ou nous écrire à rca@rowingcanada.org


Rowing Canada Aviron
ASSEMBLÉE SEMI-ANNUELLE

AVIS DE CONVOCATIONQUANT

LA PRÉSENTE est un avis à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l’Assemblée semi-annuelle de RCA aura lieu le 29 janvier 2017 à 09:00h en Vancouver en Colombie britannique au

Pinnacle Hotel Harbourfront
1133 W Hastings St, 
Vancouver, CB V6E 3T3
Tél: 604.689.9211

      ORDRE DU JOUR

  1. Ouverture de la réunion
  2. Vérification du quorum
  3. Nomination du scrutateur
  4. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle :15 septembre 2016
  5. Adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée semi-annuelle: 31 janvier 2016
  6. Présentation des rapports
  7. Rapport du comité sur les frais d'adhésion
  8. Changements proposés aux règlements administratifs : Paragraphe 11.1
  9. Propositions des membres
  10. Toute autre questions: 10.1 Groupe d’étude de RCA sur les Catégories d’adhésion - Rapport et recommandations pour approbation

 

FORMULAIRE DE PROCURATION
Rowing Canada Aviron

l'Assemblée semi-annuelle

Chers membres de RCA,

Vous trouverez ci-joint le Formulaire de procuration (format Word) / (PDF) pour le vote de l'assemblée semi-annuelle 2017 de RCA.
Le formulaire doit respecter ce qui suit :

Désignation d'un mandataire

Un membre qui ne peut être présent à l'assemblée semi-annuelle de Rowing Canada Aviron (RCA) du 29 janvier 2017 à Vancouver en Colombie britannique peut nommer un mandataire qui votera en son nom. Il n'est pas obligatoire que cette personne soit membre, pour autant que :

le secrétaire de l'ACAA reçoit un avis écrit sur lequel est inscrit le nom du membre qui donne la procuration et le nom du mandataire avant la réunion;
la procuration ne s'applique pas aux questions soumises au scrutin conformément à l'alinéa 6.4a des règlements administratifs de RCA.

Consignes sur la manière de voter

Le membre peut :

permettre au mandataire de voter à son entière discrétion en son nom;
donner des consignes précises au mandataire sur la manière de voter sur les différentes questions indiquées dans l'avis de convocation.

Il est aussi possible de télécharger le formulaire sur le site web de RCA.

ARTICLE 6 – VOTE AUX RÉUNIONS DES MEMBRES
 
6.1       Voix des membres
Les membres en règle enregistrés dans les dossiers de l'ACAA à la fermeture des bureaux le jour précédant immédiatement le jour où l'avis de convocation est transmis ont une voix ainsi que des voix supplémentaires selon le nombre de rameurs et d'entraîneurs inscrits comme participants inscrits auprès de l'ACAA conformément à l'article 7 à la fin de l'exercice financier précédant comme suit :
 
1-25           – aucune voix supplémentaire
26-75         – 1 voix supplémentaire
76-150       – 2 voix supplémentaires
151-300     – 3 voix supplémentaires
301-500     – 4 voix supplémentaires
501+          – 5 voix supplémentaires
 
Sous réserve d’avoir soumis la Déclaration annuelle 2016 exigible en vertu du paragraphe 7.5 et qu’ils sont en règle :

  • Dans le cas de l’Assemblée annuelle de RCA, au plus tard à midi, le 29 janvier 2017.

Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions sur ce formulaire, par courriel (rca@rowingcanada.org) ou par téléphone (1 877 722 4769, poste 2).


ROWING CANADA AVIRON
ASSEMBLÉE ANNUELLE 2016

NOUVEAUX MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET RÉSULTATS DES VOTES
 
L'Assemblée annuelle 2016 de Rowing Canada Aviron a eu lieu le 15 septembre 2016 par webinaire et par conférence téléphonique et le vote s'est déroulé en ligne avant la rencontre, soit entre le 26 août et le 14 septembre 2016. Les clubs et associations membres ont été nombreux à participer avec 225 votes exprimés sur un total possible de 279.
 
Comme l'exige les règlements administratifs de notre association, l'Assemblée annuelle devait porter sur ce qui suit :

  1. l'approbation des états financiers vérifiés
  2. la nomination des vérificateurs
  3. l'élection des administrateurs de RCA 

L'Assemblée annuelle était présidée par Mike Walker (président) et enregistrée par Sid Murdoch (secrétaire). Le président, Donna Atkinson (chef de la direction), Jeff Lay (représentant au scrutin) et Thomas Hawker (trésorier) ont présenté leurs rapports.
 
Les motions suivantes ont été soumises au vote et approuvées par les membres de RCA :

  • RCA accepte les états financiers vérifiés pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016 comme présentés par Hayes, Stewart, Little & Co., comptables agréés. (Résultats des votes : 212 pour / 0 contre / 13 abstentions)
  • RCA nomme Hayes, Stewart, Little & Co., comptables agréés, comme vérificateurs pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2017 moyennant une rémunération qui sera décidée par le conseil d'administration. (Résultats des votes : 221 pour / 0 contre / 4 abstentions)

La nomination et l'élection des administrateurs se sont déroulées conformément aux règlements administratifs par un processus de mise en candidature ouvert, et à la suite des recommandations du comité sur les mises en candidature de RCA, nous sommes heureux d'annoncer que :

  • Carol Purcer a été réélue par acclamation comme directrice provinciale;
  • Thomas Hawker a été élu par acclamation comme directeur général;
  • Ian Gordon a été élu par acclamation comme directeur général.

Mike Walker, président de RCA, a souhaité la bienvenue aux nouveaux membres ainsi qu'à la membre réélue. Il a également remercié Rick Crooker, administrateur sortant, pour son engagement et sa contribution envers RCA alors qu'il était membre du conseil, puisqu'il a décidé de ne pas se représenter. 
 
Veuillez consulter le site web de RCA pour d'autres renseignements sur le processus de mise en candidature : http://rowingcanada.org/fr/about-us/board
 
CITATION : « Je me réjouis du succès de la deuxième assemblée annuelle et du taux de participation des clubs et des associations membres depuis que nous avons proposé la tenue par webinaire il y a deux ans. J'ai bien hâte de rencontrer nos membres et nos participants en personne lors de la conférence nationale et l'assemblée semi-annuelle qui auront lieu en janvier 2017. J'ai aussi très hâte de travailler avec le conseil d'administration et les membres au cours de la prochaine période quadriennale alors que nous continuerons de faire accroître notre sport. »
 
Mike Walker
Président de Rowing Canada Aviron
 
PROCHAINE RENCONTRE :
L'Assemblée semi-annuelle aura lieu le 29 janvier 2017 dans le cadre de la conférence nationale de RCA à Vancouver (C.-B.). Les autres affaires de la société seront abordées en personne, notamment en ce qui concerne la gouvernance, les politiques, les programmes, les règles et les règlements administratifs. À noter qu'à l'ordre du jour, le groupe de travail sur la révision des catégories des membres présentera une importante proposition pour une approbation définitive, à la suite de l'approbation provisoire des membres lors de l'Assemblée semi-annuelle de janvier 2016. D'autres renseignements seront fournis au cours de la prochaine semaine. Cliquez ici pour télécharger la copie de la proposition: Proposition pour un nouveau modèle d’adhésion à RCA.

Le colloque des entraîneurs de la FISA 2017 et la conférence nationale de RCA

Nous sommes heureux d'annoncer que RCA et la FISA organisent une conférence conjointe du 26 au 28 janvier 2017 à l'hôtel Pinnacle Harbourfront à Vancouver (en C.-B.).
L'horaire et les détails sur l'inscription seront fournis en octobre. Nul doute qu'il s'agira d'un événement très populaire. Restez donc à l'affût des prochaines nouvelles à ce propos et inscrivez-vous rapidement!
 
Comme d'habitude, n'hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions (par téléphone au 1.877.722.4769 (poste 2) ou par courriel : rca@rowingcanada.org).


AVIS DE CONVOCATION
l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron
15 septembre 2016

Le présent avis annonce à tous les membres de Rowing Canada Aviron que l'ssemblée annuelle de RCA aura lieu le 15 septembre 2016 à 17 h 30 HAP / 18 h 30 HAR — HNC / 19 h 30 HAC / 20 h 30 HAE / 21 h 30 HAA / 22 h HAT

Inscription pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle :

  • Le scrutin est ouvert à tous les membres en règle qui ont soumis leur déclaration annuelle et leurs frais d’adhésion au plus tard le 25 août 2016.
  • Le scrutin s’effectue en ligne seulement et est ouvert à partir de 12 h HAP le 26 août 2016 et se termine à 12 h HAP le 14 septembre. Les électeurs inscrits recevront un message par courriel comprenant les instructions pour le scrutin le 26 août.

Assister à l’Assemblée annuelle :

l'assemblée se tiendra par voie électronique (webinaire). Veuillez suivre les trois étapes ci-dessous pour accéder au webinaire de l'Assemblée annuelle.

Connectez-vous à la réunion à 17h30 HAP 15 Septembre, 2016:

  • Accédez à l'assemblée à l'adresse suivante : webinaire de l'Assemblée annuelle
  • Choisissez l'option Enter as a Guest (Entrer en tant qu'invité) après avoir saisi votre nom complet.
  • Composez ensuite le numéro sans frais : 1-866-512-0904 et entrez le code 5668051 # après le signal.

l’Assemblée annuelle de RCA
ORDRE DU JOUR

1.  Ouverture de l'assemblée
2.  Vérification du quorum
3.  Rapport du scrutateur
4.  Rapport du président et de la chef de la direction (présentation)
5.  États financiers et rapport de l'auditeur

Proposition: États financiers et rapport de l'auditeur
Proposée par : Victoria City Rowing Club    Appuyée par : Club d'aviron Ottawa

Que RCA accepte les bilans financiers vérifiés pour la fin de l’exercice financier du 31 mars 2016 tel que rapportés par les comptables agréés de Hayes, Stewart, Little & Co.

Cliquez ici pour télécharger une copie de l'état financier vérifiés et le rapport de la trésorière.

6.  Nomination de l'auditeur

Proposition: Nomination de l'auditeur

Proposée par : Victoria City Rowing Club    Appuyée par : Club d'aviron de Ottawa

Que RCA nomme les comptables agréés de Hayes, Stewart, Little & Co. comme vérificateurs pour l’exercice financier se terminant au 31 mars 2016 à un tarif qui sera décidé par le Conseil d’administration.

7.  Annonce des résultats de l'élection des administrateurs
8.  Fermeture de l'assemblée
 


l’Assemblée annuelle de Rowing Canada Aviron

15 septembre 2016

Votez à l’assemblée annuelle de RCA:

A.    Les membres en règle devront voter avant l’assemblée annuelle de RCA par scrutin électronique — aucune procuration ne sera acceptée — en utilisant un système de vote en ligne.  

B.    Exigence relative au vote : 

  1. Représentants autorisés à voter : Les clubs et associations membres indiqueront à RCA le nom de la personne autorisée à voter en leur nom aussi rapidement que possible et au plus tard à midi, HAP, le 25 août 2016.
  2. Formulaire de déclaration annuelle : Si votre organisation ne l’a pas déjà fait, veuillez soumettre un formulaire de déclaration annuelle, d’ici midi, HAP, le 25 août 2016. Cliquez ici pour télécharger un exemplaire du formulaire : Déclaration annuelle 2016 (le lien sera ajouté).

3.    Date limite pour l’inscription en vue du vote : RCA prépare sa liste d’électeurs admissibles à partir de la liste du 25 août 2016. Veuillez soumettre vos renseignements tels qu’ils sont indiqués ci-dessus.

C.    Échéancier de l’élection :

1.    Début du vote – 26 août 2016 :

  • Le scrutin électronique se déroulera en ligne sur le site Simplyvoting.com.
  • Un courriel contenant un lien menant au scrutin en ligne pour l’assemblée annuelle de RCA sera envoyé aux membres de RCA par l’entremise de leurs représentants autorisés à voter.
  • Les membres de RCA doivent exprimer leurs votes du 26 août 2016 au 14 septembre 2016.

2.    Fin du vote – 14 septembre 2016 à midi, HAP

  • Les résultats du vote seront annoncés durant le webinaire de l’assemblée annuelle de RCA, le 15 septembre 2016.

D.    Un membre en règle de RCA est un membre :

  • dont le règlement des droits d’adhésion et des dettes envers RCA ne sont pas en retard;
  • qui n’est sujet à aucune enquête ou action disciplinaire de RCA;
  • qui respecte toutes les conditions ou les actions disciplinaires à la satisfaction du conseil de la direction;
  • qui a signé une déclaration selon laquelle il a collecté et versé les frais de participation requis pour tous ses participants conformément au paragraphe 7.5.

Comme toujours, c'est avec plaisir que nous répondrons à vos questions. Vous pouvez nous téléphoner au 1-877-722-4769 (sans frais) ou (250) 220-2503 ou nous écrire à rca@rowingcanada.org